Từ ngày 11/9/2026, Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam.
Thay đổi này đặc biệt đáng chú ý với doanh nghiệp thường xuyên sử dụng giấy tờ nước ngoài trong hồ sơ thiết bị y tế, mỹ phẩm nhập khẩu và các giao dịch quốc tế. Liên hệ tư vấn & hỗ trợ hồ sơ: 0385.212.814 – Ms. Mai
Theo cơ chế mới, đối với giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước và được lưu thông giữa Việt Nam với các quốc gia có quan hệ áp dụng, chứng nhận Apostille có thể thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trước đây. Điều này giúp rút gọn quy trình, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí chuẩn bị hồ sơ.
Tuy nhiên, không phải mọi giấy tờ nước ngoài đều được miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Doanh nghiệp cần xác định đúng loại giấy tờ, quốc gia cấp và phạm vi áp dụng trước khi yêu cầu nhà cung cấp chuẩn bị hồ sơ.
1. APOSTILLE LÀ GÌ?
Apostille là chứng nhận được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được lập, nhằm xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công.
Cụ thể, Apostille xác nhận:
- Tính xác thực của chữ ký trên giấy tờ;
- Chức danh hoặc thẩm quyền của người ký;
- Con dấu hoặc dấu trên giấy tờ.
Apostille không xác nhận nội dung của tài liệu.
Ví dụ, Apostille không có nghĩa là cơ quan cấp Apostille xác nhận nội dung của một CFS, giấy ủy quyền hay chứng nhận chuyên môn là đúng. Nó chỉ xác nhận các yếu tố liên quan đến nguồn gốc, chữ ký, chức danh và con dấu của giấy tờ theo phạm vi Công ước.
2. TỪ 11/9/2026, APOSTILLE THAY ĐỔI GÌ?
Trước đây, khi doanh nghiệp Việt Nam sử dụng giấy tờ công do nước ngoài cấp, giấy tờ thường phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam.
Từ ngày 11/9/2026, đối với giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước và được cấp tại quốc gia có quan hệ áp dụng với Việt Nam, giấy tờ có Apostille hợp lệ có thể được sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm bước hợp pháp hóa lãnh sự.
Đây là thay đổi đáng chú ý đối với doanh nghiệp nhập khẩu vì nhiều hồ sơ pháp lý phải sử dụng tài liệu do cơ quan hoặc tổ chức nước ngoài cấp.
Doanh nghiệp có thể được lợi gì?
- Rút ngắn quy trình chuẩn bị giấy tờ;
- Giảm số bước xử lý hồ sơ;
- Tiết kiệm chi phí hợp pháp hóa lãnh sự trong những trường hợp được áp dụng;
- Thuận lợi hơn khi làm hồ sơ với nhà sản xuất và đối tác nước ngoài.
Mức tiết kiệm thực tế sẽ phụ thuộc vào số lượng giấy tờ, quốc gia cấp và hình thức xác nhận của từng tài liệu, vì vậy không nên mặc định mọi bộ hồ sơ đều giảm một mức chi phí cố định.
3. HỒ SƠ TBYT, MỸ PHẨM NHẬP KHẨU CÓ THỂ ÁP DỤNG APOSTILLE NHƯ THẾ NÀO?
Đây là phần doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Không nên hiểu đơn giản rằng:
“Từ 11/9/2026, CFS, LOA, Warranty chỉ cần xin Apostille là xong.”
Cách xử lý phụ thuộc vào bản chất của tài liệu, cách tài liệu được lập, quốc gia cấp và mục đích sử dụng tại Việt Nam.
CFS – Certificate of Free Sale
CFS là một trong những tài liệu thường xuất hiện trong hồ sơ nhập khẩu và hồ sơ pháp lý của TBYT, mỹ phẩm.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên mặc định mọi CFS đều chỉ cần Apostille.
Công ước Apostille không áp dụng cho một số loại giấy tờ, trong đó có giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan. Việc một CFS cụ thể có thuộc phạm vi Apostille hay không cần được kiểm tra theo quy định của nước cấp và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam.
Vì vậy, trước khi yêu cầu nhà cung cấp xin Apostille cho CFS, doanh nghiệp nên kiểm tra:
- CFS do cơ quan nào cấp;
- CFS được cấp dưới hình thức nào;
- Quốc gia cấp có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam hay không;
- CFS được sử dụng cho thủ tục nào tại Việt Nam.
LOA – Letter of Authorization
Đối với LOA, cần xem xét cách văn bản được lập và xác nhận tại nước cấp.
Nếu LOA là văn bản do doanh nghiệp/nhà sản xuất ký, việc sử dụng Apostille có thể liên quan đến bước công chứng hoặc chứng thực chữ ký/văn bản trước khi thực hiện chứng nhận theo quy định của nước cấp.
Do đó, không nên chỉ yêu cầu nhà sản xuất “xin Apostille LOA” mà chưa kiểm tra hình thức của tài liệu.
Warranty Letter
Warranty Letter cũng cần được xem xét tương tự.
Nếu đây là văn bản do chủ sở hữu hoặc nhà sản xuất lập và ký, doanh nghiệp cần kiểm tra:
Văn bản được ký như thế nào → có cần công chứng/chứng thực hay không → có thuộc phạm vi Apostille hay không → yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam.
Tài liệu không bằng tiếng Việt
Việc có Apostille không đồng nghĩa tài liệu được miễn dịch sang tiếng Việt.
Đối với giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam, nếu tài liệu không lập bằng tiếng Việt thì vẫn cần thực hiện việc dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực bản dịch theo yêu cầu áp dụng, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
4. KHÔNG PHẢI GIẤY TỜ NƯỚC NGOÀI NÀO CŨNG ĐƯỢC APOSTILLE
Công ước Apostille chủ yếu áp dụng đối với giấy tờ công.
Một số nhóm giấy tờ thuộc phạm vi Công ước có thể bao gồm:
- Giấy tờ do cơ quan hành chính cấp;
- Giấy tờ tư pháp;
- Văn bản công chứng;
- Một số giấy tờ hoặc chứng nhận chính thức khác.
Ngược lại, Công ước có những trường hợp loại trừ, chẳng hạn:
- Giấy tờ do cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự lập;
- Một số giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan;
- Các tài liệu không thuộc phạm vi giấy tờ công theo quy định áp dụng.
Vì vậy, không nên nhìn thấy chữ “Apostille” rồi mặc định mọi giấy tờ đều có thể sử dụng trực tiếp tại Việt Nam.
5. NHỮNG QUỐC GIA NÀO CẦN ĐẶC BIỆT LƯU Ý?
Việt Nam chính thức tham gia Công ước Apostille từ ngày 11/9/2026. Tuy nhiên, Công ước không tự động áp dụng giữa Việt Nam và mọi quốc gia thành viên.
Tại thời điểm hiện nay, Đức, Áo và Séc đã phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước, do đó Công ước chưa có hiệu lực giữa Việt Nam và ba quốc gia này.
Thái Lan cũng là trường hợp cần lưu ý: Công ước Apostille đối với Thái Lan sẽ có hiệu lực từ 28/02/2027.
Ngoài ra, các trường hợp như Greenland, Tokelau và các quốc gia chưa là thành viên hoặc chưa có quan hệ áp dụng với Việt Nam cũng không thể mặc định sử dụng cơ chế Apostille.
Do đó, trước khi chuẩn bị CFS, ISO, LOA, chứng nhận hoặc các tài liệu nước ngoài khác, doanh nghiệp nên kiểm tra đồng thời:
① Loại giấy tờ
② Nước cấp
③ Nước sử dụng
④ Mục đích sử dụng
⑤ Hình thức xác nhận phù hợp
6. CƠ QUAN NÀO CẤP APOSTILLE TẠI VIỆT NAM?
Đối với giấy tờ công của Việt Nam sử dụng tại nước thành viên Công ước, Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille theo quy định mới.
Hiện cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille tại Việt Nam gồm Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh. Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục theo các phương thức được cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn.
Lưu ý: Khi doanh nghiệp nhập khẩu giấy tờ nước ngoài vào Việt Nam, Apostille được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được lập, không phải doanh nghiệp mang tài liệu đến Việt Nam để xin Apostille.
7. GIẤY TỜ ĐÃ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TRƯỚC 11/9/2026 CÓ PHẢI LÀM LẠI KHÔNG?
Không.
Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam theo quy định áp dụng; doanh nghiệp không phải làm lại thủ tục dưới hình thức Apostille chỉ vì Công ước bắt đầu có hiệu lực.
Đây là điểm doanh nghiệp đang có sẵn hồ sơ cần lưu ý để tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
8. DOANH NGHIỆP NHẬP KHẨU TBYT, MỸ PHẨM NÊN LÀM GÌ TỪ 11/9/2026?
Thay vì yêu cầu nhà cung cấp nước ngoài chuẩn bị tài liệu theo cách cũ, doanh nghiệp nên kiểm tra trước yêu cầu pháp lý của từng giấy tờ.
Đặc biệt với các bộ hồ sơ TBYT, mỹ phẩm nhập khẩu, nên rà soát trước:
- Tên sản phẩm;
- Nhà sản xuất/chủ sở hữu;
- Loại giấy tờ;
- Nước cấp;
- Cơ quan cấp;
- Hình thức ký, công chứng hoặc chứng thực;
- Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự;
- Yêu cầu dịch và chứng thực bản dịch;
- Yêu cầu riêng của thủ tục chuyên ngành.
Apostille giúp đơn giản hóa đáng kể việc lưu thông giấy tờ công quốc tế, nhưng không có nghĩa mọi tài liệu nước ngoài đều được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Đặc biệt với CFS, LOA, ISO, Warranty và các tài liệu dùng trong hồ sơ TBYT, mỹ phẩm, việc xác định đúng hình thức chứng nhận ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng chuẩn bị sai giấy tờ rồi phải làm lại.
AIRSEAGLOBAL HỖ TRỢ RÀ SOÁT HỒ SƠ TBYT, MỸ PHẨM NHẬP KHẨU
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị hồ sơ có giấy tờ nước ngoài và chưa chắc tài liệu của mình cần Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự, Airseaglobal có thể hỗ trợ rà soát theo từng trường hợp.
📞 Liên hệ tư vấn & hỗ trợ hồ sơ: 0385.212.814 – Ms. Mai | Airseaglobal
