Từ ngày 11/9/2026, Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam. Đây là một thay đổi đáng chú ý với các doanh nghiệp thường xuyên phải sử dụng giấy tờ do nước ngoài cấp, đặc biệt trong quá trình chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu, đăng ký lưu hành sản phẩm hay thực hiện các thủ tục chuyên ngành.
Theo Bộ Ngoại giao, Công ước Apostille hiện được áp dụng giữa Việt Nam và 125 quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam. Với giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước, thay vì trải qua chuỗi thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự như trước đây, giấy tờ chỉ cần được cơ quan có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được lập cấp chứng nhận Apostille để sử dụng tại quốc gia thành viên còn lại. (Ministry of Foreign Affairs)
Apostille là gì?
Apostille là chứng nhận xác nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh hoặc thẩm quyền của người ký và con dấu trên giấy tờ công. Apostille không xác nhận nội dung của tài liệu. Nói cách khác, chứng nhận này giúp xác nhận nguồn gốc và tính xác thực về mặt hình thức của giấy tờ để giấy tờ có thể được công nhận giữa các quốc gia cùng áp dụng Công ước. (Ministry of Foreign Affairs Vietnam)
Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, thay đổi này có thể giúp giảm đáng kể một số khâu trung gian trong quá trình chuẩn bị hồ sơ nước ngoài, từ đó tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều cần lưu ý là Apostille không đồng nghĩa với việc từ ngày 11/9/2026 tất cả giấy tờ nước ngoài đều được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Khi nào không cần hợp pháp hóa lãnh sự?
Nếu giấy tờ là giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước, được lập tại quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam và đã được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó cấp Apostille hợp lệ, giấy tờ có thể được sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm bước hợp pháp hóa lãnh sự.
Nếu giấy tờ được lập bằng tiếng nước ngoài, việc có Apostille cũng không đồng nghĩa với việc được miễn yêu cầu về ngôn ngữ. Khi sử dụng tại Việt Nam, tài liệu vẫn có thể phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực bản dịch theo quy định.
Với hồ sơ nhập khẩu thiết bị y tế, đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Trong cùng một bộ hồ sơ có thể có CFS, LOA, giấy phép lưu hành, giấy bảo hành hoặc các giấy tờ khác của nhà sản xuất. Các tài liệu này không nên mặc định áp dụng cùng một cách xử lý, bởi việc có thuộc phạm vi Apostille hay không còn phụ thuộc vào bản chất giấy tờ và pháp luật của quốc gia nơi tài liệu được lập.
Những nước nào vẫn phải hợp pháp hóa lã sự?
Tính đến 24/9/2026, Công ước Apostille chưa có hiệu lực trong quan hệ giữa Việt Nam với Đức, Áo và Cộng hòa Séc do các nước này đã phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước. HCCH ghi nhận lần lượt các phản đối của Đức ngày 20/5/2026, Áo ngày 19/6/2026 và Cộng hòa Séc ngày 2/7/2026. Vì vậy, giấy tờ giữa Việt Nam với các nước này chưa được áp dụng cơ chế Apostille thay cho hợp pháp hóa lãnh sự. (HCCH)
Ngoài ra, Thái Lan vẫn thuộc trường hợp chưa áp dụng Công ước với Việt Nam cho đến trước ngày 28/02/2027. Greenland thuộc Vương quốc Đan Mạch, Tokelau thuộc New Zealand và các quốc gia chưa phải thành viên Công ước cũng tiếp tục thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. (Vietnamese Consulate in Guangzhou)
Như vậy, khi nhận một giấy tờ nước ngoài, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi: “Nước này có tham gia Công ước Apostille không?” mà cần kiểm tra thêm: “Công ước đã có hiệu lực giữa nước đó và Việt Nam hay chưa?”
Có phải chỉ cần kiểm tra quốc gia là đủ?
Chưa đủ.
Ngay cả khi giấy tờ được lập tại một quốc gia đang có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam, vẫn có những loại tài liệu nằm ngoài phạm vi của Công ước. Bộ Ngoại giao nêu rõ các trường hợp tiếp tục phải hợp pháp hóa lãnh sự gồm giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự lập và giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan.
Vì vậy, không nên suy luận đơn giản rằng:
“Hàng nhập từ nước có Apostille → mọi chứng từ đều chỉ cần Apostille.”
CFS và LOA có xử lý giống nhau không?
Đây là điểm rất dễ gây nhầm trong hồ sơ thiết bị y tế.
Một tài liệu do cơ quan có thẩm quyền cấp và một LOA do doanh nghiệp hoặc nhà sản xuất ký về bản chất không hoàn toàn giống nhau. Vì vậy, không nên chỉ nhìn thấy hai tài liệu đều nằm trong một bộ hồ sơ rồi yêu cầu nhà sản xuất “Apostille tất cả”.
Tùy pháp luật của nước nơi tài liệu được lập, giấy tờ do doanh nghiệp hoặc cá nhân ký có thể cần được công chứng hoặc chứng thực phù hợp trước, sau đó mới xem xét bước Apostille. Trong khi đó, với giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền cấp, cách xử lý có thể khác.
Đây cũng là lý do việc check hồ sơ trước khi gửi đi chứng nhận quan trọng hơn việc chỉ biết tên thủ tục Apostille.
Hồ sơ đã hợp pháp hóa trước ngày 11/9/2026 có phải làm lại không?
Không.
Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam và không phải làm lại dưới hình thức Apostille. Tương tự, Apostille do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp trước ngày 11/9/2026 cũng được tiếp nhận, sử dụng tại Việt Nam theo quy định. (Ministry of Foreign Affairs Vietnam)
Doanh nghiệp nhập khẩu cần lưu ý điều gì?
Apostille thực sự tạo thuận lợi cho doanh nghiệp vì với những giấy tờ đáp ứng điều kiện, một chứng nhận có thể thay thế cho chuỗi thủ tục hợp pháp hóa trước đây. Tuy nhiên, lợi ích chỉ có được khi xác định đúng giấy tờ ngay từ đầu.
Trước khi yêu cầu nhà sản xuất thực hiện Apostille, doanh nghiệp nên kiểm tra ba vấn đề: giấy tờ được cấp ở nước nào, giấy tờ đó thuộc loại gì và được dùng vào thủ tục nào tại Việt Nam.
Đặc biệt với hồ sơ thiết bị y tế, chỉ cần xử lý sai một CFS hoặc LOA thì tài liệu đã gửi về Việt Nam vẫn có thể phải gửi ngược lại nước ngoài để bổ sung hoặc thực hiện lại. Khi đó, chi phí lớn nhất đôi khi không nằm ở phí chứng nhận mà chính là thời gian chờ hồ sơ làm ảnh hưởng đến tiến độ xin giấy phép và nhập hàng.
Nếu anh/chị đang có CFS, LOA, giấy phép hoặc tài liệu của nhà sản xuất từ Trung Quốc, Hàn Quốc, Mỹ, châu Âu… nhưng chưa rõ giấy nào chỉ cần Apostille, giấy nào phải thực hiện thêm bước khác hoặc trường hợp nào vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự, có thể gửi hồ sơ để em Trang kiểm tra trước khi thực hiện.
Đài Trang Airseaglobal
0338.356.624 – Zalo/Tel
