Từ ngày 11/09/2026, nhiều anh chị liên hệ thắc mắc rằng:
- Chị thấy Lahay có hiệu lực ở Việt Nam, vậy: "Hồ sơ nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc sử dụng Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự?"
- Các giấy tờ như: CFS, giấy ủy quyền cứ có tem apostille là có hiệu lực sử dụng ở Việt Nam đúng không em?
- Có dấu Apostille này rồi là không cần phải xin hợp pháp hoá lãnh sự đại sứ quán nữa em nhỉ?
- Hồ sơ nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc có thay đổi như thế nào, cần lưu ý gì khi áp dụng Apostille?
Hồ sơ nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc sử dụng Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự? Đây là vấn đề nhiều người đang thắc mắc khi chuẩn bị hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ Hàn Quốc về Việt Nam.
Từ ngày 11/09/2026, Việt Nam chính thức thực hiện Công ước Apostille theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP. Việt Nam gia nhập Công ước này ngày 31/12/2025 và Công ước có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 11/09/2026.
Điều này mở ra một phương thức mới để sử dụng giấy tờ công của Hàn Quốc tại Việt Nam. Vậy, hồ sơ nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc có thay đổi như thế nào, cần lưu ý gì khi áp dụng Apostille?
Em Giang 0868.098.140 xin giải đáp như sau:
1. Apostille là gì?
Apostille là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên Công ước Lahay (Apostille) cấp nhằm xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, bao gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu trên giấy tờ. Apostille không xác nhận nội dung của giấy tờ là đúng hay phù hợp về mặt chuyên ngành.
Trước đây, khi sử dụng giấy tờ nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc về Việt Nam, doanh nghiệp thường phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy trình tương ứng.
Sau ngày 11/09/2026, với các giấy tờ thuộc phạm vi Công ước và đáp ứng điều kiện áp dụng, Apostille có thể thay thế quy trình hợp pháp hóa lãnh sự.
=>>> Hàn Quốc là thành viên của Công ước Lahay, vì vậy giấy tờ công của Hàn Quốc thuộc phạm vi Công ước có thể được chứng nhận Apostille để sử dụng tại các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước (như Việt Nam).
2. Hồ sơ nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc sử dụng Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự?
Câu trả lời là:
Không nên mặc định toàn bộ hồ sơ nhập khẩu mỹ phẩm đều Apostille hoặc đều hợp pháp hóa lãnh sự.
Doanh nghiệp cần phân loại từng tài liệu.
Trong hồ sơ nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc thường gặp:
Giấy tờ sử dụng để xin giấy phép công bố mỹ phẩm:
- CFS – Certificate of Free Sale;
- Giấy ủy quyền của nhà sản xuất/chủ sở hữu sản phẩm (LOA/ POA);
- Bảng thành phần;
Giấy tờ xử lý hải quan:
- Tài liệu chứng minh quyền sở hữu thương hiệu khi nhãn có chữ R;
- Tài liệu uỷ quyền sở hữu thương hiệu khi nhãn có chữ R;
- COA (Certificate Of Analysis);
Trong đó, cần biết rằng chỉ có giấy tờ sử dụng để xin công bố mỹ phẩm: CFS; LOA/ POA là cần được xử lý hợp pháp hoá lãnh sự hoặc Apostille tại Hàn Quốc. Vậy cụ thể phải làm như thế nào?
=>>> Hồ sơ nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc có thay đổi như thế nào, cần lưu ý gì khi áp dụng Apostille?
Trước tiên, DN cần phân biệt: Giấy tờ công và giấy tờ tư/giấy tờ doanh nghiệp không phải lúc nào cũng được xử lý giống nhau.
Apostille về bản chất là cơ chế chứng nhận giấy tờ công (do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp). Đối với giấy tờ tư (do doanh nghiệp ký), cần phải thực hiện công chứng; chức thực phù hợp trước khi xin Apostille.
3. CFS mỹ phẩm Hàn Quốc có thể sử dụng Apostille không?
=> Câu trả lời là có. CFS do KCA (Korea Cosmetic Association) cấp => là giấy tờ công => có thể trực tiếp xin Apostille và có hiệu lực sử dụng tại Việt Nam.
Lưu ý: Apostille chỉ xác nhận nguồn gốc, chữ ký, chức danh và con dấu của giấy tờ; không có nghĩa là Apostille xác nhận sản phẩm mỹ phẩm đáp ứng toàn bộ điều kiện công bố tại Việt Nam.
Liên hệ: Ms Giang 0868.098.140 tư vấn trọn gói thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm
4. Giấy ủy quyền mỹ phẩm từ Hàn Quốc có thể sử dụng Apostille không?
Đây là trường hợp doanh nghiệp rất dễ nhầm.
Giấy ủy quyền/Letter of Authorization/ POA thường do doanh nghiệp Hàn Quốc ký và phát hành.
Do đó, không nên hiểu rằng:
“Có chữ ký của giám đốc + đóng dấu công ty → mang đi Apostille là xong.”
Đối với tài liệu tư nhân, tùy hình thức và yêu cầu chứng nhận, doanh nghiệp cần phải thực hiện công chứng/chứng thực trước, sau đó mới thực hiện Apostille.
Vì vậy, với LOA/POA, doanh nghiệp cần kiểm tra mẫu giấy ủy quyền trước khi yêu cầu nhà sản xuất ký => Tiến hành công chứng/dịch thuật => Xin Apostille
Đặc biệt cần kiểm tra:
- Tên và địa chỉ chủ sở hữu sản phẩm;
- Tên và địa chỉ doanh nghiệp được ủy quyền tại Việt Nam;
- Tên sản phẩm, thương hiệu;
- Phạm vi ủy quyền;
- Thời hạn ủy quyền;
- Con dấu/chữ ký;
- Hình thức công chứng/chứng nhận.
Do một giấy ủy quyền được Apostille đúng về mặt hình thức nhưng nội dung không phù hợp với hồ sơ công bố vẫn phải làm lại từ đầu.
5. Hướng dẫn xin Apostille tại Hàn Quốc
Để sử dụng giấy tờ Hàn Quốc tại Việt Nam, doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan có thẩm quyền của Hàn Quốc để thực hiện Apostille đối với tài liệu đủ điều kiện.
Hàn Quốc có hệ thống Apostille chính thức:
Republic of Korea e-Apostille Service
Hệ thống chính thức của Hàn Quốc cung cấp thông tin về:
- Tài liệu thuộc diện Apostille;
- Cơ quan cấp Apostille;
- Hồ sơ cần chuẩn bị;
- Quy trình xin Apostille;
- Xác minh chứng nhận Apostille.
6. Quy trình cơ bản khi xin Apostille hồ sơ nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc
Doanh nghiệp có thể hình dung quy trình theo các bước:
Bước 1: Xác định loại giấy tờ
Ví dụ:
CFS → giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp
LOA → giấy ủy quyền của doanh nghiệp
Mỗi loại tài liệu cần kiểm tra điều kiện Apostille riêng.
Bước 2: Kiểm tra hình thức tài liệu
Nếu là giấy tờ công đủ điều kiện, có thể thực hiện Apostille theo quy định.
Nếu là giấy tờ tư, có thể phải công chứng/dịch thuật trước.
Bước 3: Xin Apostille tại Hàn Quốc
Thực hiện theo hướng dẫn của hệ thống Apostille chính thức của Hàn Quốc.
Bước 4: Gửi bản đã Apostille về Việt Nam
Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp sử dụng tài liệu để nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm theo yêu cầu hiện hành.
Bước 5: Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ trước khi nộp
Apostille đúng nhưng thông tin giữa các tài liệu không thống nhất thì hồ sơ vẫn có thể phát sinh vấn đề.
7. Doanh nghiệp nhập khẩu mỹ phẩm Hàn Quốc cần lưu ý gì từ 11/09/2026?
Nếu trước đây doanh nghiệp thường yêu cầu nhà cung cấp:
“Làm hợp pháp hóa lãnh sự CFS và LOA.”
thì hiện nay cần thay đổi khi Apostille đã có hiệu lực thực thi. Thay vì yêu cầu hãng làm ngay, hãy kiểm tra theo trình tự:
① Xác định loại giấy tờ
② Xác định cơ quan phát hành
③ Kiểm tra giấy tờ cần Apostille hay không
④ Kiểm tra có cần công chứng/chứng thức/ dịch thuật trước không
⑤ Xác định Apostille đúng quy trình
Cách làm này giúp hạn chế tình trạng hãng đã làm hồ sơ nhưng phải làm lại vì chứng nhận không đúng loại hoặc tài liệu không phù hợp với hồ sơ công bố mỹ phẩm.
