HƯỚNG DẪN LÀM CHỨNG NHẬN APOSTILE VỚI CFS, UỶ QUYỀN, BẢO HÀNH

HƯỚNG DẪN LÀM CHỨNG NHẬN APOSTILE VỚI CFS, UỶ QUYỀN, BẢO HÀNH

Bùi Thị Hiền

A/ CÔNG ƯỚC LA HAY & APOSTILLE - KHÁC GÌ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ?

Theo quy định về việc Việt Nam tham gia Công ước La Hay và áp dụng cơ chế Apostille từ ngày 11/09/2026, thời gian gần đây có khá nhiều anh/chị hỏi em về Apostille là gì, khác gì so với hợp pháp hóa lãnh sự?

Điểm Giống nhau

Đều nhằm xác nhận tính xác thực của chữ ký, con dấu/chức danh trên giấy tờ.

Điểm khác nhau:

1, QUY TRÌNH HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ: quy trình nhiều bước, có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao.

(Áp dụng cho các nước không tham gia Công ước La Hay)

Giấy tờ nước ngoài → cơ quan có thẩm quyền của nước cấp xác nhận → cơ quan đại diện Việt Nam xác nhận → sử dụng tại Việt Nam

Bước 1: Giấy tờ được cấp tại nước xuất xứ (ví dụ: LOA, CFS, giấy tờ công...)

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền của nước xuất xứ xác nhận (Notary, Bộ/Cơ quan liên quan)

Bước 3: Bộ Ngoại giao của nước xuất xứ chứng nhận

Bước 4: Đại sứ quán / Lãnh sự quán Việt Nam tại nước xuất xứ hợp pháp hóa lãnh sự

Bước 5: Sử dụng tại Việt Nam (Dịch công chứng theo quy định)

2, QUY TRÌNH XIN TEM APOSTILLE: cơ chế chứng nhận đơn giản hơn theo Công ước La Hay, áp dụng đối với giấy tờ thuộc phạm vi Công ước.

(Áp dụng cho các nước tham gia Công ước La Hay, trong đó có Nhật Bản)

Giấy tờ công → cơ quan có thẩm quyền của nước cấp Apostille → sử dụng tại Việt Nam, không phải qua bước hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam nếu thuộc phạm vi Công ước.

Bước 1: Giấy tờ được cấp tại nước xuất xứ (ví dụ: LOA, CFS, giấy tờ công...)

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất xứ cấp tem Apostille (thường là Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan được ủy quyền)

Bước 3: Sử dụng tại Việt Nam (Dịch công chứng theo quy định)

SO SÁNH NHANH

Tiêu chíHợp pháp hóa lãnh sựApostille
Cơ sở pháp lýTheo quy định lãnh sự giữa các nướcCông ước La Hay 1961
Phạm vi áp dụngCác nước không tham gia Công ước La HayCác nước tham gia Công ước La Hay
Số bước thực hiệnNhiều bước (qua cơ quan đại diện Việt Nam)Đơn giản hơn (chỉ cần xin tem Apostille tại nước xuất xứ)
Cơ quan tham giaCó bước tại Đại sứ quán / Lãnh sự quán Việt NamKhông cần bước này
Giấy tờ được công nhậnGiấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sựGiấy tờ có tem Apostille
Giá trị xác nhậnXác nhận chữ ký, con dấu và tư cách người kýXác nhận chữ ký, con dấu và tư cách người ký
Nội dung tài liệuKhông xác nhận nội dungKhông xác nhận nội dung

B/ HƯỚNG DẪN LÀM CHỨNG NHẬN APOSTILE VỚI CFS, UỶ QUYỀN, BẢO HÀNH

UỶ QUYỀN, BẢO HÀNH:

Cần công chứng/chứng thực trước khi dán Apostille. (Hãng Ký lập văn bản Ủy quyền & Bảo hành => Công chứng/chứng thực chữ ký tại Công chứng viên => Nộp bản đã công chứng cho Cơ quan cấp Apostille).

Lý do: Giấy ủy quyền và Giấy xác nhận bảo hành là văn bản tư nhân. Chứng nhận Apostille chỉ được cấp cho "giấy tờ công", nên các văn bản tư nhân này phải được Công chứng viên (Notary Public) hoặc cơ quan có thẩm quyền tại nước sở tại công chứng/chứng thực chữ ký và chức danh để trở thành văn bản công chứng/chứng thực. Sau đó, cơ quan cấp Apostille của nước đó mới dán chứng nhận Apostille xác nhận chữ ký, con dấu của Công chứng viên/cơ quan đó.

CFS

CFS thì được dán Apostille luôn (Hãng mang bản gốc nộp trực tiếp cho Cơ quan cấp Apostille của nước đó)
Lý do: CFS do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ở nước ngoài cấp bản thân nó đã là giấy tờ hành chính (giấy tờ công) nên được nộp trực tiếp để xin dán/cấp chứng nhận Apostille luôn mà ko cần qua bước công chứng/ chứng thực.

Lưu ý: CFS dán Apostille xong, công ty tại Việt Nam mang CFS đã dán tem Apostille đi dịch thuật sang tiếng Việt => sau đó thực hiện công chứng/chứng thực bản dịch để nộp vào hồ sơ Công bố (Loại A, B) hoặc Đăng ký lưu hành (Loại C, D).
(Căn cứ Khoản 1 Điều 27 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ công đã được cấp chứng nhận Apostille không được lập bằng tiếng Việt bắt buộc phải dịch ra tiếng Việt; bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.)

Lưu ý về các quốc gia không áp dụng Apostille

Theo Khoản 4 Điều 5 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, nếu một Quốc gia thành viên phản đối việc gia nhập của Việt Nam (hoặc ngược lại) theo Điều 12 Công ước Apostille, thì Công ước sẽ không có hiệu lực giữa hai nước.
Trong trường hợp này, CFS, Ủy quyền, Bảo hành không áp dụng chứng nhận Apostille được mà bắt buộc phải tiếp tục thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự như quy định trước đây.

MỌI THẮC MẮC VỀ THỦ TỤC NHẬP KHẨU XIN LIÊN HỆ Em Minh Airseaglobal – 086 778 3290

AIRSEAGLOBAL – VUA DỊCH VỤ NHẬP KHẨU THIẾT BỊ Y TẾ

  1. Xử lý GIẤY PHÉP chỉ từ 3-5 ngày:
  • Phân loại (Chỉ từ 200k - Chuẩn vào thầu)
  • Công bố tiêu chuẩn áp dụng đối với TBYT loại A, B
  • Đăng ký Lưu hành thiết bị y tế BCD (Chuẩn vào thầu)
  • Công bố đủ điều kiện mua bán TBYT loại BCD (Chuẩn vào thầu)
  • Công bố đủ điều kiện sản xuất, ISO 13485, ISO 9001, CFS
  1. THÔNG QUAN MỞ TỜ KHAI CHỈ TỪ 700k/tờ khai.
  2. Vận chuyển quốc tế, trucking nội địa giá SIÊU TỐT, SIÊU NHANH

Em Tuyết Minh hoàn tiền 100% nếu hồ sơ thầu ko đạt chuẩn vào thầu; hoàn tiền 100% phí phát sinh hải quan cho khách làm Full dịch vụ từ giấy phép, Hải quan, Vận chuyển Fob/ Exw Air/ Sea với Airseaglobal nếu do lỗi sai giấy phép hoặc soát chứng từ bên em - Bên em thuộc WCA member ID 73213

AIRSEAGLOBAL CUNG CẤP DỊCH VỤ XIN GIẤY PHÉP (CÔNG BỐ A, B; LƯU HÀNH C, D) CHO THIẾT BỊ Y TẾ CHUYÊN NGHIỆP

CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% PHÍ DỊCH VỤ NẾU GIẤY PHÉP (CÔNG BỐ, LƯU HÀNH) KHÔNG CHUẨN VÀO THẦU, KHÔNG LẤY ĐƯỢC HÀNG

Airseaglobal Group hiện có hơn 2300 khách hàng thiết bị y tế, thông quan 15,000 tờ khai hải quan hàng y tế, xin giấy phép cho hơn 11.000 loại thiết bị y tế và phụ kiện

Xem full các số đăng ký lưu hành TBYT tiêu biểu Airseaglobal đã làm cho khách hàng (update liên tục) TẠI ĐÂY

Xem full các vận đơn hàng Sea tiêu biểu mà Airseaglobal đã làm cho khách hàng TẠI ĐÂY

Xem full các vận đơn hàng Air tiêu biểu mà Airseaglobal đã làm cho khách hàng TẠI ĐÂY